2022年长江中游三省协同推动高质量发展座谈会会务服务第三方服务机构遴选公告

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2022年长江中游三省协同推动高质量发展座谈会会务服务第三方服务机构遴选公告

发布日期：2022-08-08 16:38

为做好2022年长江中游三省协同推动高质量发展座谈会会务服务工作，现面向社会公开遴选第三方服务机构。具体事项公告如下：

一、委托单位

湖南省发展和改革委员会

二、申请单位

会务服务相关单位

三、工作任务

1、日常工作服务

（1）根据组委会需要，制定综合协调组、会务活动组、新闻宣传方案、公共事务组、安全保卫组等5个工作组方案并组织实施。

（2）根据组委会需求，制定各项策划方案（领导会见、餐叙交流、现场考察等），成立各工作小组，做好方案执行工作，保证方案顺利完成。

（3）派驻工作人员参与组委会日常工作（自8月15日起到总结会结束为止，工作地点：地方组委会办公室，食宿自理）。会前15天根据工作量情况适当增加工作人员。

（4）根据组委会需求，负责自行派驻工作人员必要的相关办公设备及办公用品。

2、参会人员管理

（1）负责对参加座谈会的领导、工作人员、媒体、相关单位进行会议邀请和通知发放（电话、传真、邮件），统计参会人员情况等；

（2）负责对邀请人员、工作人员、媒体代表签到、入住手续办理、领取资料、会期的咨询等相关服务。

（3）负责对参加座谈会的所有工作人员进行外事培训及接待培训，根据需要，负责招募和培训志愿者。

（4）制定嘉宾接待方案并安排专人负责一对一接待。

3、会场、住宿、餐饮、用车接待安排

（1）负责对酒店及相关配套设施进行调研，制定场地使用方案。制定座谈会邀请人员、工作人员、普通代表住宿酒店方案。

（2）负责嘉宾酒店住宿及所有参会人员的用餐安排

（3）负责餐叙活动环节设置、氛围营造和餐叙活动方案，并组织实施。

（4）负责统筹协调嘉宾用车安排，根据需求制定用车方案

4、会议标识及布置

（1）大会的主形象及延展设计

负责大会会标设计、主形象设计、各项物料延展设计。

（2）物料制作

负责相关工作会议手册、接待手册、会后总结报告的设计排版与印刷；负责大会相关资料包、会议指南、工作手册、会议证件、席位卡、笔等相应物料的设计与制作；负责现场展览展示设计与制作。

（3）酒店、机场高铁氛围营造

负责酒店内注册台、公共区域的搭建与布置；负责酒店会场氛围布置（包括主视觉、会议功能区域分布图、氛围营造搭建布置、酒店内等场地导示）；负责主会场、餐叙交流场地的搭建布置和检查工作（包括主舞台搭建、灯光舞美、音响、话筒等），要求在会议前搭建完毕及保障到位；负责机场、高铁及酒店周边道路灯杆旗氛围营造搭建布置

5、会后管理

（1）会后材料清点和交接

负责会议结束后将相关资料与会人员名册整理归档；负责统计并归还地方承办方提供的办公用品；负责会后将会议剩余资料统计、清点、分类盘点入库，签字确认交接单；负责协助筹备处进行活动后续工作事项，邮寄快递等；负责完成会期相关资料的保密销毁工作，协助整理提交会期的所有音频、视频、图片和工作文件并存档。

（2）配合完成总结会

配合筹备处进行总结会筹备工作；配合完成会后会刊和视频的制作。

四、申报条件

1、具备丰富的大型活动相关会务服务经验。

2、具有法人资格，有健全的公司管理制度、财务会计制度，经营状况良好。

3、对在“信用中国”网站、中国政府采购网等渠道列入失信被执行人、重大税收违法案件当事人名单、政府采购严重违法失信行为记录名单及其他不符合《中华人民共和国政府采购法》第二十二条规定条件的供应商，将被拒绝参与。

五、具体安排

1、申报期限

2022年8月9日至8月12日。

2、提交材料

申请单位应提交以下材料：单位概况，营业执照副本、法人代表证明书、法人身份证等相关资质证书、证明材料复印件；会务服务方案及相关子方案；预算单（含费用明细）；其他大型活动成功案例证明材料；其他材料。

3、组织评审

湖南省发展和改革委员会将组织评审组对材料进行评审，重点从申请单位的团队实力和工作基础，会务服务方案及相关子方案的科学性、实用性以及报价等方面，进行综合评估。

4、结果公示

评审结果将在湖南省发展和改革委员会网站予以公示。

5、合同签订

经公示无异议的申报单位，湖南省发展和改革委员会将与其签订委托合同书，并根据工作需要，安排适当的经费补助（不超过70万）。

六、联系方式

通信地址：湖南省长沙市湘府西路8号湖南省发展和改革委员会地区处（邮编：410004）

联系方式：彭博，0731-89991085。

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